Le contexte

Chaque année, plus de 13 000 demandes d’autorisation d’emploi pour des enfants du spectacle sont déposées dans la région Île-de-France. Les domaines concernés sont le cinéma, la télévision, la radio, le spectacle vivant et l’e-sport.

L'instruction des dossiers se fait en deux étapes :

• Instruction par la Mission protection de l’enfance de l’unité départementale de Paris de la DRIEETS d’Île-de-France. Elle implique aussi le rectorat et la médecine du travail.
• Soumission aux commissions départementales des enfants du spectacle. Ces commissions rassemblent des représentants de la DRIEETS, de la Justice, de l’Éducation Nationale et de la Culture.

La problématique

Deux problématiques ont été identifiées :

• La répartition géographique des dossiers à traiter est très déséquilibrée. La majorité des dossiers se concentre à Paris (plus de 50%) et la petite couronne (plus de 95% cumulés). Cela conduit à des inégalités de traitements entre départements.
• La procédure actuelle est fastidieuse. Les demandeurs doivent faire parvenir de nombreux documents papier à plusieurs organismes. Pour les administrations, c’est autant de documents à classer, archiver, trier, puis détruire en temps voulu.

Le projet

La mise en place d’un service unique d’instruction s’accompagnera d’une nouvelle application de gestion numérique. La procédure d'instruction sera alors plus rapide et plus simple à gérer. Les demandeurs, familles et employeurs des enfants du spectacle seront mieux informés.

Une attention particulière sera apportée à la protection des données des enfants.

Objectifs

Les agents instructeurs bénéficieront de la plateforme :

• Économie du temps de saisie des dossiers de demande
• Meilleure instruction des dossiers grâce à une plateforme adaptée aux besoins
• Meilleur suivi des flux de traitement
• Travail en équipe, dans un cadre pluridisciplinaire

Le travail des agents sera ainsi facilité et centré sur son objectif premier, la protection des enfants.

De leur côté, les sociétés de productions déposant des demandes d'emploi d'enfants bénéficieront des avantages de la plateforme :

• Facilitation et dématérialisation du dépôt des demandes
• Économies sur l’envoi du dossier (pas d’envoi matériel aux administrations, à l’exception d’un seul exemplaire du scénario)
• Fluidification des relations avec le service instructeur
• Possibilité de suivre l’avancement de l’instruction
• Notification accélérée de la décision prise
• Possibilité d’accéder à une base d’information de qualité sur la procédure et les dispositions applicables

L'historique du projet

• Octobre 2020 : le projet est lauréat du Fonds pour la transformation de l’action publique (FTAP). 200 000 euros lui sont alloués
• Février 2021 : le projet est pris en charge par la Fabrique numérique des ministères sociaux :
  • Engagement sur sa conception et sa réalisation
  • Démarrage d'une phase d’investigation auprès des acteurs et leurs représentants
• Mars à mai 2021 : entretiens exploratoires avec les personnes concernées : sociétés de production, institutions scéniques, agences de mannequins, organisations professionnelles, parents d’enfants…
• Juin 2021 : travail d’analyse et de priorisation des besoins utilisateurs
• Juillet 2021 : comité de fin d’investigation et lancement de la phase de construction
• Septembre 2021 : définition de l’architecture de l’application ; recrutement des membres de l’équipe
• Octobre 2021 : démarrage du développement ; tests utilisateurs sur maquettes